Privacybeleid Scouting volkel

versie 07-06-2018

Inleiding

Scouting Volkel hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Scouting Volkel dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Scouting Volkel houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Scouting Volkel persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

In dit document worden de onderdelen “inschrijving en registratie”, “groepsopkomsten”, “kampen”, “communicatie”, “beeldmateriaal” en “contact en klachten” toegelicht.

 

Inschrijving en registratie

De gegevens van leden en kaderleden worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap registreren we in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het Privacy Statement van Scouting Nederland. Je hebt via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.

Na het verwerken van de inschrijfgegevens wordt het papieren inschrijfformulier vernietigd en zijn de gegevens (uitzondering onder “groepsopkomsten” enkel via Scouts Online beschikbaar.

 

Groepsopkomsten

Het is voor de leiding van de speltakken noodzakelijk om bepaalde gegevens offline beschikbaar te hebben tijdens de groepsopkomsten. In het gebouw van Scouting Volkel is een ledenlijst op papier op een afgesloten plek voor de kaderleden van de speltak waar uw zoon/dochter bij actief is beschikbaar. Op deze lijst staan enkel voor de groepsopkomsten noodzakelijke gegevens (o.a. adres, geboortedatum en telefoonnummer ouders).

Het is mogelijk dat daarnaast gedurende het draaijaar in het gebouw een verjaardagskalender aanwezig is. Hierop staan enkel voornaam en geboortedatum aangegeven.

 

Kampen

Voor de kampen van Scouting Volkel wordt door de kaderleden gevraagd een gezondheidsformulier in te vullen. Deze gegevens zijn nodig om rekening te kunnen houden met specifieke behoeften en om juist te kunnen handelen in geval van nood.

Dit gezondheidsformulier wordt enkel gebruikt voor het in het formulier genoemde kamp van Scouting Volkel. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard (zijn op een enkel voor de kaderleden beschikbare plek aanwezig op de locatie van het kamp) en worden niet digitaal geregistreerd in Scouts Online. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak waarmee het lid op kamp gaat en worden zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na afloop van het betreffende kamp vernietigd of op verzoek teruggegeven aan de wettelijk vertegenwoordiger of het lid.

 

Communicatie

Het is wenselijk om contact met u als ouder/verzorger te kunnen opnemen om informatie te verschaffen over de groepsopkomsten, kampen, activiteiten en om specifieke informatie over uw zoon/dochter te delen.

Het telefoonnummer van ouders/verzorgers, zoals ingevuld op het inschrijfformulier kan bij toestemming middels het inschrijfformulier of na schriftelijk verzoek bij de speltakleiding worden opgenomen in een Whatsapp-groep om informatie over o.a. de opkomsten door de kaderleden van de speltak waar uw zoon/dochter bij actief is te delen. Deze informatie wordt niet altijd ook per mail verstuurd. U kunt uzelf te allen tijde uit de Whatsapp groep verwijderen als u dat wenst.

Het emailadres wordt gebruikt om belangrijke informatie te communiceren met betrekking tot de groepsopkomst, het kamp of scoutingactiviteiten van Scouting Volkel.

De kaderleden van de speltak kunnen daarnaast uw zoon/dochter vragen om zijn/haar telefoonnummer en/of emailadres. Ook deze gegevens worden gebruikt om informatie te delen en eventueel contact te hebben wanneer de situatie daarom vraagt.

 

Beeldmateriaal

Via onze website en social media kanalen houden we iedereen graag op de hoogte van de activiteiten van onze groep. Hiervoor maken we gebruik van foto’s en video’s. Scouting Volkel heeft als beleid voor het plaatsen van foto’s dat er altijd groepen kinderen op de foto staan en dat er geen aanstootgevende foto’s worden geplaatst. Een foto na plaatsing laten verwijderen kan altijd oor contact op te nemen met de leiding van de speltak waar uw zoon/dochter bij actief is.

Op het inschrijfformulier wordt u gevraagd uw toestemming te geven voor het plaatsen van foto’s van uw zoon/dochter, waarbij de bovenstaande richtlijnen worden gebruikt. Geeft u geen toestemming, dan worden er geen foto’s geplaatst waarop uw zoon/dochter herkenbaar is. Mocht u later de toestemming willen wijzigen, dan kunt u contact opnemen met de kaderleden van de speltak waarbij uw zoon/dochter actief is.

 

Contact en klachten

We hebben getracht dit document zo volledig en duidelijk mogelijk op te stellen. Het kan echter zijn dat u nog een aanvullende vraag of opmerking heeft. Deze kunt u stellen/doorgeven aan de kaderleden van de speltak waarbij uw zoon/dochter actief is. Zij zullen, eventueel in overleg met het bestuur een antwoord op uw vraag geven of aangeven wat er met uw opmerking wordt gedaan.

Wanneer er klachten zijn over de naleving van ons privacybeleid, dan kunt u zich eveneens richten tot de kaderleden van de speltak waarbij uw zoon/dochter actief is en/of kunt u contact opnemen met het bestuur middels Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Word Lid!

Laat je uitdagen